W celu złożenia wniosku należy:
1.Wybrać interesujący nas dokument.
2.Następnie wybrać adresata, do którego klient chce wysłać formularz, jeśli wybór jest możliwy.
Dla wniosków dotyczących Rejestru Instytucji Szkoleniowych (RIS) oraz Krajowego Rejestru Agencji Zatrudnienia (KRAZ), adresatami są Wojewódzkie Urzędy Pracy, dla wniosków dotyczących Publicznych Służb Zatrudnienia (PSZ), adresatami wniosku są Powiatowe Urzędy Pracy, natomiast dla wniosków dotyczących Zezwolenia na pracę adresatami wniosku są Urzędy Wojewódzkie.
Jeśli jest taka możliwość, należy wybrać interesującą użytkownika jednostkę PUP WUP, UW (w zależności od rodzaju wniosku). Aby to zrobić należy wpisać nazwę urzędu, miasto lub początek nazwy miasta, w którym jednostka się znajduje a następnie wybierać dostępną pozycję z listy. Złożenie wniosku do urzędu wymaga podpisania go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.
Możliwość wyboru adresata uzależniona jest od wpisanego adresu zamieszkania na indywidualnym koncie albo adresu siedziby lub prowadzenia działalniości na koncie organizacji.
Dla wniosku inicjalnego.
Jeśli na koncie wprowadzono adres krajowy pole wyboru jest nieaktywne, adresat przypisany jest automatycznie.
Jeśli adres jest zagraniczny, należy samodzielnie wskazać odpowiedniego adresata wniosku.
Kontynuacja sprawy.
Każdy dokument będący kontynuacją danej sprawy musi zostać skierowany do tego samego adresata co wniosek inicjalny. Zmiana danych adresowych na koncie nie wpływa na dokumenty będące kontynuacją i trafią one do adresata wniosku inicjującego sprawę. Dla takich dokumentów adresat ustalany jest z wniosku inicjalnego, a nie z danych konta.
Kontynuacja spraw dla wniosków, które nie podlegały rejonizacji, będą jej podlegały. Wnioski będące kontynuacją wysyłane są zawsze do adresata z wniosku inicjującego. Zmiana adresata dla dokumentów, które są kontynuacją już wysłanej sprawy nie jest dopuszczalne.
Dane adresowe i kontaktowe dla nowych wniosków i kontynuacji korespondencji w samym wniosku zawsze pobierane są z danych konta.
W przypadku wniosków kierowanych do Powiatowych Urzędów Pracy istnieje możliwość ich przekazania między urzędami w sytuacji, gdy pismo zostało skierowane do niewłaściwej jednostki. Przekazanie sprawy jest inicjowane przez urząd i jest możliwe, jeżeli został wysłany tylko jeden dokument w sprawie. Przekazanie sprawy do innego urzędu tworzy kopię sprawy w portalu praca.gov.pl. Użytkownik z poziomu portalu widzi dwie osobne sprawy i ma możliwość (o ile wniosek na to pozwala) kontynuowania tej, która trafiła do właściwego urzędu. Sprawa oryginalnie wysłana jest zablokowana do dalszej korespondencji.
Istnieją wnioski, które nie sa objęte rejonizacją np. niektóre wnioski KRAZ.
Formularze KRAZ-WYK, KRAZ-ZWD oraz KRAZ-ZZD korzystają z mechanizmu rejonizacji oraz walidacji adresata dokumentu. W przypadku organizacji krajowych przed udostępnieniem formularza wykonywana jest weryfikacja zgodności urzędu prowadzącego sprawy agencji z wybranym Adresatem. Weryfikacja ta opiera się na danych dostępnych w systemie STOR.
Dla organizacji zagranicznych oraz agencji, dla których w systemie STOR nie został zarejestrowany numer NIP, mechanizm rejonizacji nie jest stosowany. W takich przypadkach użytkownik samodzielnie wskazuje właściwy Wojewódzki Urząd Pracy. Dostępna jest lista 16 oddziałów głównych Wojewódzkich Urzędów Pracy, spośród których użytkownik wybiera właściwego adresata dokumentu.
Podczas wypełniania formularza wykonywana jest dodatkowa kontrola zgodności danych agencji na podstawie numeru NIP lub numeru wpisu do rejestru agencji zatrudnienia. Na tym etapie system potwierdza, czy wskazany Adresat odpowiada urzędowi właściwemu dla danej agencji.
Warunkiem przekazania dokumentu do obsługi jest zgodność wskazanego Adresata z Wojewódzkim Urzędem Pracy prowadzącym sprawy agencji. W przypadku braku zgodności dokument nie może zostać przekazany do dalszej obsługi.
W przypadku formularza KRAZ-AKT mechanizm rejonizacji opiera się na danych o Wojewódzkim Urzędzie Pracy prowadzącym sprawy agencji zapisanych w systemie STOR. Weryfikacja wykonywana jest z wykorzystaniem numeru NIP agencji. Jeżeli numer NIP nie występuje w systemie STOR lub agencja jest organizacją zagraniczną, mechanizm rejonizacji nie jest stosowany, a wybór właściwego Adresata należy do użytkownika.
Wniosek jest kierowany w pierwszej kolejności do Wojewódzkiego Urzędu Pracy aktualnie prowadzącego sprawy agencji. Następnie właściwy urząd podejmuje decyzję o dalszym procedowaniu sprawy lub przekazaniu dokumentacji do innego urzędu zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz stanem prowadzonego postępowania.
Podczas wyboru adresata wyświetlone zostaną odpowiednie komunikaty.
Dla wniosków, które nie podlegają rejonizacji przy wyborze adresata pojawia się informacja:
"Należy wybrać urząd, do którego zostanie złożony wniosek. Złożenie wniosku do wybranego urzędu wymaga podpisania go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP (pobierz instrukcję jak założyć profil zaufany)"
Przy wnioskach podlegających rejonizacji pojawi się następująca informacja:
"Wybrano [wskazana jednostka] zgodnie z właściwością na podstawie adresu zamieszkania/danych adresowych organizacji. Złożenie wniosku do wybranego urzędu wymaga podpisania go kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym albo podpisem zaufanym (pobierz instrukcję jak założyć profil zaufany)"
W przypadku dokumentów, które są kontynuacją korespondencji informacja będzie brzmieć:
"Wybrano [wskazana jednostka], ponieważ sprawa była zainicjowana w tej jednostce. Złożenie wniosku do wybranego urzędu wymaga podpisania go kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym albo podpisem zaufanym (pobierz instrukcję jak założyć profil zaufany)"
Dla wniosków, które nie są objęte rejonizacją komunikat będzie wyglądać następująco:
"Należy wybrać urząd, do którego zostanie złożony wniosek. Złożenie wniosku do wybranego urzędu wymaga podpisania go kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym albo podpisem zaufanym (pobierz instrukcję jak założyć profil zaufany)"
Po wybraniu adresata należy przejść przyciskiem "Dalej" do edycji formularza.
Na oknie wyboru placówki są wyświetlane tylko placówki obsługujące wybrany rodzaj wniosku. Jeżeli użytkownik wybrał domyślny urząd, to okno zostanie zainicjowane wskazaną placówką (tylko w przypadku, gdy urząd obsługuje wybrany rodzaj wniosku).
Wnioski PSZ-ZOPS oraz KPRM-ZPS są składane jedynie do jednostki CBOP, w związku z tym, na oknie wyboru jednostki nie ma możliwości wyboru urzędu - adresat wniosku podpowiada się automatycznie. Proces przesyłania wniosków do systemu CBOP, następuje za pośrednictwem systemu Broker SI PSZ.
Po wybraniu przycisku "Wybierz z wysłanych" pojawia się okno z listą dokumentów danego typu, które użytkownik bądź organizacja złożyła w przeszłości do konkretnej placówki. Są to dokumenty wysłane, które nie są zarchiwizowane oraz dotyczą rodzaju dokumentu, którego kreator aktualnie został uruchomiony.Po wybraniu przycisku "Wybierz" otwiera się okno z wybranym formularzem, z możliwością edycji danych.
Przycisk "Wybierz z wysłanych" jest dostępny tylko dla użytkowników zalogowanych.
W przypadku wniosków, które wymagają logowania do systemu po wybraniu przycisku "Dalej" użytkownik zostanie poproszony o zalogowanie się / założenie konta. Wyświetli się komunikat:
